Definicije
Za jasnost u nastavku definiramo najčešće pojmove koji se koriste u ovoj politici privatnosti kako bi korisnici razumjeli koje podatke prikupljamo i za što ih koristimo.
Prikupljanje podataka
Prikupljanje podataka prilagođavamo prema stvarnoj potrebi za provedbu ugovora i komunikaciju s korisnikom. Donosimo praktične primjere kad i koje vrste podataka trebamo prikupljati tijekom procesa izrade ugovora.
Podaci koje korisnik dostavlja
Kada klijent zatraži uslugu, uobičajeno tražimo sljedeće podatke kako bismo pravilno izradili i provjerili dokumente:
- Osobni identifikacijski podaci: ime, prezime, adresa stanovanja, OIB ili drugi identifikatori potrebni za pravne radnje.
- Kontakt podaci: adresa e-pošte i broj telefona za komunikaciju tijekom procesa izrade ugovora.
- Podaci o nekretnini: katastarski podaci, broj zgrada, opis parcele, kopije zemljišnoknjižnih izvadaka i drugih relevantnih isprava.
- Dokumentacija: ugovori, punomoći, potvrde o plaćanju poreza i drugi dokumenti koje korisnik dostavlja radi pripreme konačnog ugovora.
- Upravljanje podaci potrebni isključivo za administrativne svrhe: primjerice potvrde o uplati naknada ili provizija kada je to relevantno za obradu usluge.
- Podaci o pravnom zastupanju: ime i kontakt odvjetnika ili punomoćnika ako je angažiran treći subjekt za zastupanje.
Podaci prikupljeni automatski
Neke informacije prikupljamo automatski prilikom posjete web-stranici radi poboljšanja usluge i analize izvedbe.
- IP adresa i podaci o uređaju radi osiguranja tehničke funkcionalnosti i sprječavanja prijevara.
- Podaci o pregledniku i postavkama sesije radi prilagodbe prikaza i funkcionalnosti web-mjesta.
- Navigacijski podaci i stranice posjećene unutar UgovorHubDom radi razumijevanja korisničkih potreba i poboljšanja sadržaja.
- Podaci prikupljeni putem kolačića za pohranu preferencija i analitiku korištenja.
- Sigurnosni zapisi i logovi koji pomažu u otkrivanju zloupotreba i rješavanju tehničkih problema.
- Podaci o greškama u sustavu koji pomažu pri održavanju i poboljšanju usluge.
Podaci iz trećih izvora
Ponekad primamo informacije od trećih strana kako bismo dovršili provjere ili verificirali vlasništvo nad nekretninom; to činimo samo kad je to nužno i uz odgovarajuću pravnu osnovu.
- Podaci od javnih registara i katastra radi provjere prava vlasništva i očitovanja tereta na nekretnini.
- Informacije od upravljanje institucija i pružatelja plaćanja u svrhu evidentiranja uplata ili potvrda transakcija ako korisnik odabere takvu opciju.
- Podaci od pružatelja usluga identiteta i provjera radi smanjenja rizika prije sklapanja ugovora.
Svrhe obrade podataka
Obrade podataka usmjerene su isključivo na ostvarenje sljedećih potreba koje proizlaze iz ugovornih odnosa i pružanja stručne usluge dokumentacije.
- Izrada, prilagodba i pohrana ugovora o kupoprodaji, najmu i drugim pravnim radnjama vezanim uz nekretnine.
- Komunikacija s klijentom radi prikupljanja podataka, dostave nacrta ugovora i koordinacije potpisivanja kod javnog bilježnika.
- Verifikacija vlasništva i provjera pravnog stanja nekretnine koristeći javne registre.
- Evidentiranje i obrada uplata za usluge te izdavanje računa i potvrda prema ugovorima o pružanju usluge.
- Poboljšanje usluge putem analitike korištenja i povratnih informacija korisnika uz anonimizaciju podataka kad god je moguće.
- Osiguravanje sigurnosti sustava i sprječavanje neovlaštenog pristupa ili zloupotrebe podataka.
- Ispunjavanje zakonskih obveza i suradnja s nadležnim tijelima kada je to propisano zakonom.
- Arhiviranje dokumentacije za razdoblje potrebno radi mogućih pravnih ili računovodstvenih zahtjeva.
Pravna osnova obrade
Obrada podataka temelji se na jednoj ili više pravnih osnova, ovisno o prirodi zahtjeva i ulozi korisnika u postupku sklapanja ili pripreme ugovora.
- Ugovor: obrada je nužna za izvršenje ugovora ili poduzimanje radnji na zahtjev korisnika prije sklapanja ugovora.
- Zakonska obveza: kada je obrada potrebna radi ispunjenja pravnih obveza (npr. porezne i evidencijske obveze).
- Legitimni interes: u situacijama tehničke sigurnosti, sprječavanja prijevara i poboljšanja usluge uz balans interesa korisnika.
- Prihvaćeni pristanak: za određene usluge koji zahtijevaju izričit pristanak korisnika, npr. za marketinške obavijesti ili dodatne analitike.
Vaša GDPR prava
UgovorHubDom poštuje prava pojedinaca propisana općom uredbom o zaštiti podataka (GDPR). Donosimo praktične upute kako ostvariti svoja prava i primjere postupaka.
- Pravo na pristup: korisnik može zatražiti kopiju osobnih podataka koje obrađujemo i informacije o svrsi obrade.
- Pravo na ispravak: ako su podaci netočni ili nepotpuni, korisnik može zatražiti korekciju podataka.
- Pravo na ograničenje obrade: u određenim okolnostima moguće je zatražiti privremenu obustavu obrade dok se ne razriješi spor.
- Pravo na prigovor: korisnik može uložiti prigovor na obradu podataka temeljem legitimnog interesa u konkretnom slučaju.
- Pravo na brisanje: kad nema pravne osnove za daljnju obradu, moguće je zatražiti brisanje podataka, uzimajući u obzir zakonske obveze arhiviranja.
- Pravo na prijenosljivost podataka: kada je obrada temeljena na pristanku ili ugovoru, korisnik može zatražiti podatke u strukturiranom i uobičajeno korištenom formatu.
Kolačići (cookies)
Kolačići koristimo kako bismo omogućili osnovne funkcije web-stranice, zapamtili preferencije i generirali anonimizirane analitičke podatke o korištenju stranice.
Koristimo sesijske kolačiće za tehničko funkcioniranje stranice i trajne kolačiće za pohranu preferencija. Dodatno koristimo kolačiće za analitiku u anonimiziranom obliku.
Kolačići su kategorizirani kao nužni, funkcionalni i analitički. Nužni su potrebni za rad stranice, funkcionalni omogućuju personalizaciju, a analitički pomažu razumjeti promet i upotrebu.
Korisnik može upravljati postavkama kolačića putem preglednika ili koristeći dostupne kontrole na web-stranici. Isključivanje analitičkih kolačića može utjecati na kvalitetu preporuka sadržaja.
Detaljna politika kolačića
Dijeljenje podataka
Podatke dijelimo samo s minimalnim skupom trećih strana potrebnih za izvršenje usluge, pri čemu se svaki prijenos temelji na odgovarajućoj pravnoj osnovi i ugovornim obvezama o povjerljivosti.
- Javni registri i katastar radi provjere pravnog stanja nekretnine.
- Javni bilježnici i odvjetnici angažirani po nalogu korisnika radi koordinacije potpisivanja i ovjera dokumenata.
- Pružatelji platnih usluga radi obrade uplata i izdavanja potvrda o plaćanju za ugovorene usluge.
- Davatelji hosting i IT usluga koji omogućuju tehničku pohranu i sigurnost podataka uz ugovorene mjere zaštite.
- Računovodstveni i revizijski suradnici kada je to potrebno za ispunjavanje knjigovodstvenih i poreznih obveza.
- Nadležna tijela i sudovi kada je to propisano zakonom ili u svrhu obrane pravnih interesa UgovorHubDom.
Međunarodni prijenos podataka
Ako dođe do prijenosa podataka izvan Europskog gospodarskog prostora, takvi prijenosi provode se samo uz odgovarajuće zaštitne mjere, primjerice standardne ugovorne klauzule ili druge prihvatljive mehanizme prema važećim propisima.
Korištene su ugovorne odredbe i tehničke mjere enkripcije te odabir pouzdanih pružatelja usluga s odgovarajućom razinom zaštite podataka.
Rok čuvanja podataka
Podatke čuvamo onoliko dugo koliko je potrebno za ispunjenje svrhe zbog koje su prikupljeni, te za razdoblja propisana zakonom ili koja su nužna za zaštitu naših legitimnih interesa.
Podaci korisničkog računa i osnovni podaci o usluzi čuvaju se najmanje onoliko dugo koliko traje poslovni odnos i dodatno u skladu s rokovima iz zakonodavstva.
Razmjena poruka i komunikacija vezana uz specifične ugovore zadržava se do isteka razdoblja za moguće pravne zahtjeve, obično u skladu s računovodstvenim i ugovornim zahtjevima.
Sigurnosni zapisi i logovi pohranjuju se u svrhu istraživanja incidenata i zaštite sustava za razdoblja koja osiguravaju učinkovitu forenzičku analizu, uz poštivanje načela minimalne zadrživosti.
Kada više nema potrebe za čuvanjem podataka i nisu prisutne zakonske obveze zadržavanja, podaci se brišu ili anonimiziraju na način da ih nije moguće povezati s pojedincem.
Sigurnost podataka
UgovorHubDom primjenjuje tehničke i organizacijske mjere prilagođene riziku obrade podataka: enkripciju prijenosa, kontrolu pristupa, sigurnosne kopije i redovite provjere sustava. U praksama navodimo primjere odgovora na sigurnosne incidente i korake koje poduzimamo nakon otkrivanja događaja.
- Enkripcija podataka u prijenosu i pohrani gdje je to primjenjivo.
- Kontrola pristupa temeljena na ulogama i najmanjem potrebnom pristupu za zaposlenike i suradnike.
- Redoviti sigurnosni auditi, sigurnosne kopije i plan oporavka od katastrofe.
Prava korisnika
Ako želite ostvariti svoja prava ili imate pitanja vezana uz ovu politiku privatnosti, molimo kontaktirajte naš tim. Donosimo primjere zahtjeva i predviđena očekivanja rokovima odgovora.
- Zahtjev za pristup, ispravak ili brisanje možete poslati putem e-pošte ili pisanim putem na adresu tvrtke; zahtjevi se obrađuju u razumnom roku i u skladu sa zakonom.
- U slučaju nezadovoljstva, korisnik ima pravo podnijeti pritužbu nadležnom tijelu za zaštitu podataka u Hrvatskoj.
- Pravo na ispravak netočnih podataka u našim evidencijama kroz korisnički račun ili zahtjev na kontakt adresu.
- Pravo na ograničenje obrade podataka kada osporavate točnost podataka ili legitimnost obrade.
- Pravo na prigovor na obradu osobnih podataka u svrhu izravnog marketinga ili kad se obrada temelji na legitimnom interesu.
- Pravo na prijenos podataka u strukturiranom, uobičajenom i strojno čitljivom formatu kada se obrada temelji na pristanku ili ugovoru.
- Pravo na opoziv pristanka u bilo kojem trenutku bez utjecaja na zakonitost obrade proveden prije opoziva.
- Pravo podnošenja pritužbe nadzornom tijelu ako smatrate da je obrada vaših osobnih podataka protivna važećim propisima.
Kako ostvariti svoja prava
Za ostvarivanje prava u vezi osobnih podataka pošaljite pisani zahtjev na adresu ili e-poštu UgovorHubDom. Priložite identifikacijski dokument radi provjere identiteta i jasno navedite koje pravo želite ostvariti. Primjer: zahtjev za izvoz svih ugovornih dokumenata vezanih uz prodaju nekretnine.
Odgovorit ćemo u pisanom obliku najkasnije u roku od 30 dana od zaprimanja zahtjeva. Ako zahtjev zahtijeva dodatne provjere ili je nejasan, obavijestit ćemo vas o produljenju i razlozima.
Marketing i komunikacije
UgovorHubDom koristi osobne podatke klijenata za slanje informacija o uslugama, promjenama pravnih obrasca i praktičnim primjerima iz prakse. Marketing poruke šaljemo samo onim korisnicima koji su dali privolu ili gdje postoji legitimni interes, uz jasno naznačenu mogućnost opoziva.
Odjaviti se od marketinških poruka možete klikom na poveznicu za odjavu u svakom e-mailu ili slanjem zahtjeva na adresu UgovorHubDom. Odjava se obrađuje u roku do 7 dana i primjeri scenarija obrade su opisani u odgovoru na zahtjev.
Podaci o dječjim osobama
UgovorHubDom ne prikuplja svjesno osobne podatke osoba mlađih od 18 godina bez pristanka zakonskog zastupnika. Ako u kontekstu pravnih poslova postoje djeca (primjer: ugovori o roditeljskoj skrbi), obrađujemo podatke u skladu s relevantnim zakonom i samo u opsegu nužnom za pravnu obradu slučaja.
Poveznice na treće strane
Na stranici se mogu nalaziti poveznice na servise trećih strana (npr. javni registri, pravni portali). UgovorHubDom nije odgovoran za politiku privatnosti tih servisa. Preporučujemo pregled njihovih pravila prije dijeljenja osobnih podataka u konkretnoj situaciji.
Promjene politike privatnosti
Promjene ove politike bit će objavljene na stranici UgovorHubDom. U slučaju značajnijih promjena koje utječu na postojeće obrade, poslat ćemo obavijest korisnicima putem e-pošte ili objave u korisničkom računu. Primjeri promjena uključuju uvođenje novih tehnologija za pohranu ugovora ili izmjene u ugovornim obrascima.